Com o forte crescimento da globalização e o desenvolvimento de inovações de tecnologia, as organizações em nível mundial têm passado por mudanças consideráveis, o que vem impactando diretamente o departamento de Recursos Humanos.
Esta área que no passado era reconhecida por resolver trâmites burocráticos dos colaboradores, desde a contratação até o fechamento da folha de pagamento com a entrega dos holerites, vem sofrendo grandes pressões por mudanças. Deste modo, se a área de Recursos Humanos no passado era reconhecida pela falta de afinidade e familiaridade com Tecnologia, atualmente este paradigma vem mudando.
Isto porque atualmente os RHs estão descobrindo que a tecnologia é uma aliada perfeita para a otimização de atividades operacionais, ou seja, se antes tínhamos que registrar tudo em papel, e assim ocupar espaço físico para arquivar os documentos, agora podemos contar com sistemas que armazenam e asseguram as informações da área, permitindo que a mesma se concentre em demandas estratégicas que gerem valor agregado para o negócio.
Podemos citar aqui dois objetivos básicos para implementação de um sistema de informação para a área de Recursos Humanos:
- Reduzir custos e tempo de processamento da informação;
- Proporcionar suporte para decisão, ou seja, auxiliar os Diretores, Gerentes e Colaboradores de uma forma geral nas tomadas de decisões eficazes.
Além da implementação de um sistema de gestão de pessoas proporcionar uma gestão mais transparente, ele também cria uma relação de independência por parte dos colaboradores, já que ao disponibilizar um sistema, o RH poderá permitir que este colaborador execute algumas atividades, como:
- Atualizar seus dados cadastrais e currículo para oportunidades internas;
- Cadastrar e acompanhar suas metas;
- Cadastrar e acompanhar seu PDI (Plano de Desenvolvimento Individual);
- Candidatar-se a vagas internas;
- Participar de capacitações e treinamento;
- Interagir com outros colaboradores e áreas por meio de uma rede social corporativa;
Também podemos listar alguns benefícios da automatização dos processos para a área de recursos humanos:
- Ganho de eficiência de gestão;
- Operação mais rápida;
- Redução de erros por meio da centralização de controles, que substituirão os diversos papéis, planilhas e documentos utilizados;
- Facilita a adequação e cumprimento de normas legais;
- Geração de relatórios mais dinâmicos e seguros, já que deixam de ser elaborados de forma manual;
- Beneficia o processo de tomada de decisões;
Buscar um sistema/ferramenta que atenda às necessidades da área de Recursos Humanos não será uma tarefa muito fácil, isso porque atualmente o mercado de tecnologia oferece vários sistemas/ferramentas voltados para atender as necessidades de RH. Para facilitar a escolha, tenha alguns pontos em mente:
- Busque um sistema visando alcançar os objetivos da empresa (missão, visão e estratégia), ou seja, descreva as necessidades da área de forma detalhada;
- Selecione no máximo três fornecedores para uma melhor análise e avaliação;
- Um sistema único que integre todas as informações, com certeza facilitará a vida tanto do RH como do colaborador;
- Um sistema de fácil acesso e manipulação, uma interface atrativa ajuda muito na aderência e venda do sistema.
- Faça um benchmarking, busque as melhores práticas de mercado em relação a processos e sistemas.
- Envolva alguns usuários na escolha do sistema, eles poderão auxiliar a área de RH no envolvimento dos demais usuários após a implementação do sistema.
Lembre-se de que a escolha de um sistema requer muita atenção, já que uma ferramenta mal selecionada ou uma implementação realizada de forma incorreta, poderá gerar complexidade para o processo, custos elevados e perda de tempo.
Podemos concluir que utilizar tecnologia na área de recursos humanos poderá aumentar a eficiência e ainda terceirizar a parte operacional do RH, proporcionando assim tempo para os profissionais da área se dedicarem a uma gestão estratégica, tendo em mãos números e análises mais precisas e especificas, que com certeza ajudará a organização a se preparar para as transformações que seguem constantemente.
Agora nos conte: qual é sua avaliação final sobre a automação dos processos da área de recursos humanos?
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Artigo escrito por:
Mônica Megumi Tabata
Gerente de Projetos SAP SuccessFactors @ SOU
