Após a decisão de contratar uma nova ferramenta de Gestão de Talentos (também conhecido como Gestão de Capital Humano ou HCM/Human Capital Management), geralmente o time de RH se reúne com a equipe de TI e a consultoria contratada para iniciar o ciclo de reuniões sobre a implementação do sistema em si, fomentando discussões sobre os processos de gestão da companhia.
Durante esses encontros, é muito comum o início de discussões que tiram o sono do time de negócio e projetos: “E agora, vamos customizar o novo sistema para que ele se adeque o máximo possível ao processo atual da empresa ou vamos alterar o processo para poder utilizar a ferramenta da maneira que ela foi desenhada”?
Essa não é uma questão simples, e também não existe apenas uma resposta correta. Há algumas variáveis que precisam ser analisadas, como por exemplo:
- Cultura da empresa
- Alinhamento com a estratégia da companhia
- Objetivo da implementação
- Qual a disseminação dos processos atuais
- Engajamento do time do projeto
- Impacto na gestão da mudança
- Impacto na comunicação organizacional
Há também uma variável tecnológica que é entender o tipo de sistema que foi contratado. Pois este ponto poderá ser um dos fatores de sucesso e longevidade da sua implementação.
Hoje, temos basicamente duas opções de contratação de ferramentas HCM bem difundidas no Brasil: as soluções on premise e cloud.
Na versão on premise o fornecedor da solução ou a consultoria responsável pela implementação faz a instalação do sistema dentro do ambiente de TI da empresa, o que facilita a aplicação de customizações e manutenção por parte da empresa, entretanto, aumenta o custo.
E a versão cloud é a entrega das ferramentas como um serviço ao invés de um produto, onde recursos compartilhados, software e informações são fornecidas, permitindo o acesso através de qualquer computador, tablet ou celular conectado à Internet. Essa é a modalidade de solução que mais cresce no mundo.
Um fator importante é que o sistema cloud favorece as empresas que desejam usufruir continuamente das inovações em seus processos, tanto do ponto de vista tecnológico como negócio. Isso porque os sistemas nesse formato sempre estão desenvolvendo e compartilhando melhorias com seus clientes, tornando-se ferramentas de muita vantagem competitiva e assim podendo se adaptar e complementar as necessidades de cada empresa.
O quadro a seguir traz alguns pontos de prós e contras de se flexibilizar o processo ou customizar a ferramenta.
| Flexibilizar o processo | Customizar o sistema |
| Não envolve o alto custo de desenvolvimento | Necessário investir no desenvolvimento de customizações |
| Maior cuidado com a capacitação dos usuários finais. | Mais fácil absorção da mudança de ferramenta pelos usuários finais |
| Maior impacto na gestão da mudança e comunicação | Menor impacto na gestão da mudança |
| Necessária a adaptação da companhia aos novos processos | Menor impacto na empresa com a troca de ferramenta |
| Adequação às melhores práticas de mercado | Consolidação das práticas e processos atuais |
| Atualização e evolução natural da ferramenta e dos processos | Menor trabalho com mudanças de processos |
| Inovação constante da ferramenta acompanhando as evoluções do processo de gestão de pessoas | Mais esforço do time em busca de evoluções nos processos de gestão de pessoas. |
| Facilidade na expansão de novos módulos e ferramentas | Maior analise de impacto ao agregar módulos e ferramentas à solução atual |
A nossa vivencia nos diversos projetos indicam que as soluções que vem utilizando a versão cloud e também clientes que acabam customizando menos a ferramenta, têm mais vantagens sobre as soluções customizadas.
O primeiro grande ganho é o custo, pois customizar gera uma despesa maior ao projeto, levando em consideração o planejamento do orçamento de implementação, seguido da facilidade em aplicar melhorias de processo. Lembrando que a versão cloud tende a ser atualizada com mais frequência, assim oferecendo aos seus clientes novas melhorias sem um acréscimo de investimento financeiro.
Vale lembrar que um dos papéis fundamentais da consultoria contratada para a implementação do projeto é propor as melhores práticas de mercado, demostrando expertise e know-how, assim, oferecendo soluções de configurações e processos que possibilitam gerar o menor impacto possível no processo atual e/ou desejado.
Vivemos em um cenário onde mudanças são constantes, então não faz sentido investir tempo customizando um sistema que a hora que ele ficar pronto, a necessidade já mudou. É mais lógico colocar no ar com o que é essencial para o negócio, e a medida que a empresa amadurece, pode evoluir com melhorias na ferramenta.
Com todos esses pontos muito bem esclarecidos é possível caminhar para uma decisão que será aderente à empresa e, mais do que isso, que irá possibilitar extrair o melhor da compra do novo sistema.
Procure por sistemas que sejam líderes em seus mercados e busque por parceiros que conheçam profundamente essas ferramentas e que tenham um bom “know-how” de processos de gestão, pois isso certamente irá ajudar a tomar a melhor decisão!
E sua organização, como procedeu neste caso? Adaptou seus processos para a ferramenta ou transpôs os processos para dentro da ferramenta? Comente!
Artigo escrito por:
Julio Alberto Souza
Consultor de Implementação SAP SuccessFactors @ SOU
