É bem comum que a grande maioria das empresas se depare com esse tipo de decisão quando está planejando seu próximo ciclo de Avaliação de Desempenho.
Quando estamos no meio do ciclo de Avaliação de Desempenho, tente pensar nas suas metas. Você consegue se lembrar de todas, em detalhes? Elas ainda fazem sentido para você e para a sua empresa? Você sente que suas metas realmente ajudarão no resultado corporativo? Se você respondeu não para algumas das perguntas, você vai querer entender um pouco mais sobre a etapa de Revisão de Metas.
Normalmente, os ciclos de Avaliação de Desempenho das empresas têm pelo menos duas fases bem claras e distintas em relação ao seu processo, que são:
Contratação de Metas: fase em que o gestor define, junto ao colaborador, as metas que serão trabalhadas e monitoradas durante todo o ano. Veja aqui boas práticas para contratação de metas.
Apuração dos Resultados ou Avaliação dos Resultados: fase em que as metas que foram contratadas no início do ciclo são apuradas e devidamente avaliadas, normalmente pelo superior imediato do colaborador, para então checar se o colaborador desempenhou o que era esperado.
Como sabemos, a avaliação de desempenho pode ser utilizada como base para algumas ações, por exemplo: justificativas para aumentos salariais, promoções, subsídios para treinamentos específicos, bônus, etc. Por isso, para realizar a apuração de forma mais transparente no final do ciclo, temos que lembrar que muitas das metas em que estamos envolvidos podem ser afetadas por variáveis externas, como índices econômicos, oscilações de mercado, ou simplesmente uma mudança de rota na estratégia da empresa, cada vez mais recorrente em tempos de crise.
É com base nessas possibilidades de mudanças que a fase de Revisão de Metas é recomendada. Usualmente realizada no meio do ciclo de Avaliação de Desempenho, tem a finalidade de aproximar gestor e colaborador em um momento para rever as metas que foram contratadas no início do ciclo, analisando se elas ainda fazem sentido perante o cenário atual, a fim de possibilitar possíveis mudanças.
Porém, um ponto muito importante que precisamos nos lembrar ao adotar essa fase, é que devemos exigir que toda mudança necessária, seja submetida a um fluxo de aprovação com a justificativa dos reais motivos da mudança. Isso tende a evitar possíveis manobras para facilitar o alcance das metas, que por ventura não seriam atingidas.
Essa etapa de revisão também pode ser utilizada como um momento oficial para que o gestor se reúna com cada pessoa de sua equipe, para que, além de revisar as metas (caso seja necessário), que também faça uma análise de atingimento até o momento e ajude seu colaborador a definir um plano de ação a partir daquele ponto, mitigando o risco de possíveis surpresas e não cumprimentos de metas no final do ciclo.
Por outro lado, quando falamos de fases obrigatórias, automaticamente trazemos à tona diversos custos operacionais envolvidos na realização do mesmo, como: o tempo das pessoas envolvidas, criação de materiais de comunicação, treinamentos sobre o processo e como operacionalizar os sistemas que sustentam todo o ciclo, entre outros gastos envolvidos.
Por conta desse investimento, muitas empresas acabam não adotando fases intermediárias, por entender que os custos envolvidos na adoção não justificam os benefícios gerados.
O que temos que lembrar é que nossa equipe necessita de feedbacks cada vez mais recorrentes e estruturados em seu dia a dia. Essas pessoas querem participar das decisões da sua área, querem se sentir parte do todo e importantes para o resultado da empresa.
Assim, não temos mais espaço para gestores distantes de sua equipe, que somente “delargam” ao invés de “delegar” atividades. Por isso, temos que acompanhar todo o processo, estando mais próximos da nossa equipe, para assim desenvolvê-los, garantindo que estejam desempenhando o que se espera e felizes em suas atividades, sendo de fato, um verdadeiro líder.
Para facilitar os próximos passos, separamos algumas dicas para a implementação e realização da Revisão de Metas, desde seu planejamento até sua implementação, trazendo ganhos reais para todo o processo.
- Comunicar
Deixe claro, desde o início, o objetivo de todas as etapas de seu ciclo de avaliação de desempenho. Quanto mais as pessoas entenderem o propósito das coisas que elas precisam fazer, mais elas se sentirão motivadas e se dedicarão àquela questão. - Treinar
Para que essa etapa seja bem sucedida é fundamental que o gestor esteja plenamente capacitado em como conduzir esse processo com seu colaborador. Oriente seus gestores sobre como realizar um feedback estruturado para cada membro de sua equipe, garantindo que ele tenha condições de assegurar que possíveis mudanças nas metas de sua equipe não irão impactar no resultado geral da área ou do negócio como um todo.
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- Acompanhar
Mesmo com gestores capacitados e entendendo o propósito da revisão das metas, é importante que se tenha um processo de aprovação, para as solicitações de mudanças de metas, que envolva um segundo nível de gerência e/ou a figura de um Business Partner que acompanhe todo o processo como apoio.
O que muitas empresas geralmente fazem para desburocratizar o processo de aprovação e também como forma de redução de custos, é submeter à aprovação somente metas financeiras.
- Mensurar
Um dos principais objetivos da fase de Revisão de Metas é garantir que todas as metas do colaborador ainda façam sentido no decorrer do ano, contemplando possíveis alterações de rumo que possam ocorrer. Com isso, é importante sabermos que, excluindo casos raros, é bem comum que a grande maioria das metas não precise de nenhum tipo de alteração na forma que ela foi contratada no início do ano e sim apenas uma aferição do gestor com o colaborador em relação ao atingimento até o momento.
Por isso, após a finalização dessa fase, levante indicadores que contemplem a quantidade de alterações que foram feitas por área, e as categorize de acordo com o motivo da justificativa. Assim, você conseguirá ter dados para saber se realmente a empresa está passando por um momento de grande reestruturação que justifique as mudanças ou simplesmente se as metas não foram bem elaboradas, analisando todas as possibilidades de melhoria para o próximo ciclo.
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Portanto, a fase de Revisão de Metas vem com o intuito de oficializar um momento no decorrer do ciclo, para que o gestor se reúna com seu colaborador, reveja suas metas, planejem em conjunto o restante do ano e evitem possíveis injustiças no fechamento das metas no final do ano.
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